仕事が忙しい！ 忙しさを感じる理由と仕事ができる人との違い
構成・文／介護のみらいラボ編集部
「毎日仕事に追われて息をつく暇もない」「残業が多すぎる」など、「仕事が忙しい」と感じている人は多いでしょう。余裕をもって仕事に取り組むためには、仕事が忙しいと感じる原因を分析し、対処するための方法を考えることが重要です。
当記事では、仕事が忙しいと感じる主な理由や対処法を紹介します。また、仕事が忙しい人と仕事ができる人との違いと、違いを踏まえた上での対処法も紹介します。忙しいときに避けたほうがよい行動を確認し、仕事の忙しさから解放され、余裕をもって仕事に臨める環境を整えましょう。
1.「仕事が忙しい！」と感じる4つの理由
「仕事が忙しい」と感じる原因の多くは、担当している仕事の量が多すぎることにあります。人手不足など企業側の問題もあるものの、仕事が忙しいと感じやすい人にも、仕事量が増える理由があることに留意しましょう。
仕事が忙しいと感じる主な理由は、以下の4つです。
●何でも仕事を引き受けている
自分のスケジュールや処理能力を考慮せず、何でも仕事を引き受けていると、常に仕事が自分のところに積まれている状態となります。必要以上に忙しくなる上に、仕事をこなせなかった場合は周りの人に迷惑をかける恐れもあるため注意が必要です。
●自分1人で仕事を抱え込んでいる
自分1人で仕事を抱え込むことも、仕事量を増やす原因の1つです。情報共有をせずに自分だけで進めると、勘違いやミスなどのトラブルの発生にもつながります。
●残業をあてにしている
残業などの時間外労働は、本来の自分の仕事が労働時間内に終えられなかった場合に行うものです。残業を前提とした働き方をしていると、「定時で終わるよう仕事量をセーブする」という意識が薄れるため、より多くの業務量を抱えることとなります。
●納期ギリギリまで後回しにする
苦手意識のある仕事などを納期ギリギリまで後回しにすることも、仕事が忙しいと感じる人に多い特徴です。他の仕事とスケジュールが重なれば、さらに忙しさを感じてしまうでしょう。また、後回しにした仕事が気になって集中力が低下し、他の仕事に支障が出るケースもあります。
2.仕事が忙しい人と仕事ができる人の違い
自分が「仕事が忙しい」と感じている一方、同じ職場で同じ仕事をする同僚が難なく仕事をこなすことに、焦りや不安を抱えている人もいるでしょう。仕事ができる人は効率よく仕事を進められるため、忙しくなりにくいという特徴があります。
ここでは、仕事ができる人の思考の傾向や、業務効率化に向けての取り組みを解説します。
自分のキャパシティと周囲の状況を把握している
仕事ができる人は、自分ができる仕事のレベルと量を正確に把握しています。「自分のキャパシティでこなせる」と判断した仕事を引き受けているのです。また、周囲の状況も把握しており、周囲の人と協力しながら仕事を進められるため、仕事を自分のもとに抱え込むことがありません。
仕事が忙しいと感じている人は、自分がどれくらいのレベル・量の仕事をこなせるのかを見極めましょう。周囲の状況も見ながら自分が引き受けるべき仕事かどうかを判断し、負担が大きすぎる仕事は断ることが重要です。
作業効率を重視して時には他人に仕事を振る
仕事ができるタイプの人は、常に仕事を効率よく進めることを意識して業務に取り組みます。そのため、自分が担当する業務の中に苦手なタスクがある場合など、他の人に仕事の一部を任せることも少なくありません。周囲の人を信頼して頼ることで、自身が得意とする仕事に注力して成果をあげています。
人間は他人から頼られると承認欲求が満たされ、うれしく感じる生き物です。他の人に仕事を依頼する際には、相手の能力に十分な敬意を示しましょう。引き受けてくれた際には心からのお礼を述べ、相手のサポートで自分がどれほど助かるか伝えることもポイントです。
無理のないスケジュールで計画を立てる
目標達成のために行うべきタスクや完成までに必要な時間を正確に把握し、無理のないスケジュールで仕事の計画を立てていることも、仕事ができる人の特徴です。「すべてのタスクにタイムリミットを設定する」「イレギュラー対応のための時間も設ける」など、予定どおりにプロジェクトを進めるための努力や工夫も惜しみません。
仕事が忙しいと感じる人は、自分が抱える仕事の目標や全体像を捉えましょう。その上で、やるべきタスクを整理し、どのくらいの時間で終了できるか判断することが大切です。期限ギリギリまで仕事を詰めることはせず、ある程度ゆとりのあるスケジュール管理を心がけましょう。
優先順位を付けて順番に対応している
仕事ができる人は、業務を進めるために必要な複数のタスクについて、重要度や緊急度を考慮しながら優先順位付けを行い、段取りよく対応して完了させています。仕事に優先順位を付ける際は、「やること」「やらないこと」の2つに分けた上で、「やること」を重要度・緊急度を評価して下記の4つに分類することがポイントです。
（1）重要度も緊急度も高い仕事
（2）緊急ではないものの重要度が高い仕事
（3）重要度は低いが緊急度が高い仕事
（4）重要度も緊急度も低い仕事
ただし、急に舞い込んできた優先度や必要性の低い仕事でも、それほど時間や労力をかけずに終わる場合はその場で済ませることがおすすめです。手元にタスクを溜めておかずに済むため、他の仕事を気持ちよく進められるでしょう。
休むときは休んで集中力を持続させている
仕事ができる人は、休日や休憩時間などには十分に休息をとって心身の疲れを癒し、体調や集中力を回復させています。仕事の時間と休む時間を明確に分けているため、だらだらと残業することがありません。一方、仕事が忙しい人は休日出勤や残業などで睡眠不足になる傾向が強く、集中力の欠如による生産性低下を引き起こすケースがあります。
勤務時間内に集中して仕事を終わらせるためにも、休日や休憩時間には十分な休息をとりましょう。「1時間仕事をすれば5分間休憩をとる」といったように、短時間の休憩を定期的にとることも、疲労を回復して集中力を維持するために有効な方法と言えます。
3.仕事が忙しいときにやりがちなNG行動
仕事が忙しいときは、仕事以外のことに無頓着になりがちです。しかし、どれだけ仕事が忙しくてもやってはならない行動があることに注意しましょう。仕事が忙しいときに避けるべき行動の例は以下の2つです。
●自分は忙しいと周囲にアピールする
「仕事が忙しい＝自分が優秀である」と捉えて「忙しいこと」をしつこく周囲にアピールすると、周囲の人に不快な思いをさせる恐れがあります。本来、仕事は勤務時間内に終わらせるものです。作業量を調整してもらいたいときは、上司など周囲の人に相談するようにしましょう。
●プライベートも休まず仕事をする
「仕事を効率よく進めるためには、プライベートや趣味の時間を十分に確保して気分転換をすることも大切です。仕事に対する集中力やモチベーション、やる気を維持するためにも、残業や休日出勤でむやみにプライベートを犠牲にしないよう心がけましょう。
4.【介護】仕事の忙しさを軽減する対処法
介護現場の忙しさは、業務改善によって緩和できる可能性があります。厚生労働省は、介護業界の職場環境を改善するための例を公開しているため、内容を参考にしてください。
■介護現場の環境を改善するためのポイント（一例）
●5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）に則って環境の整備を行う
●職員ごとの役割を明確化し、シフトの組み換えを考える
●介護現場で活用できるテクノロジーを導入する
●申し送りや報告書などの様式を最適化する
●OJTの制度を整備する
（出典：厚生労働省老健局「より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）」）
介護現場の忙しさを解消するためには、個人での対策以外に職場全体の課題を解決することも大切です。職場全体で業務効率化につながる仕組みを構築できるよう、周囲の人に積極的に働きかけて状況の改善を目指しましょう。
まとめ
仕事が忙しい人の特徴には、「キャパシティを考慮せず仕事を引き受ける」「自分1人で仕事を抱え込む」などがあります。余裕をもって仕事を進めるためにも、自分や周囲の状況を把握した上で、「他の人に仕事を振る」「優先順位を付ける」などの解決方法を考えましょう。
介護現場の忙しさを解消するためには、厚生労働省が公開している例を参考に、職場のシステムを改善することが重要です。介護業界の業務効率化など、介護の現場で役立つ情報を他にも多く知りたい人は、ぜひ「介護のみらいラボ」をご参考ください。
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