フェイスシートとは？書き方のポイントと取扱時の注意点

介護現場では、「利用者さんに関する十分な情報を収集し、適切な支援を提供すること」を目的にいくつかの書類を作成・活用しますが、フェイスシートも介護現場で使われる重要書類の一つです。

当記事では、介護現場で働き始めて間もない方に向けて、フェイスシートの役割や記入項目、書き方のポイントについて分かりやすく紹介します。フェイスシートと混同されがちなアセスメントシートとの違いも解説するので、ワンランク上の業務スキルを身に付けたい方は、ぜひお読みください。

介護現場におけるフェイスシートとは、介護サービス利用者の氏名、年齢、住所などの基本項目や家族構成、職歴、生活歴、既往歴といった詳細情報を記入した書類です。

フェイスシートは、利用者さんが初めて介護サービスを利用する時や、介護施設に入居する時に作成されます。充実した内容のフェイスシートを作成し、介護サービスの提供や緊急時の対応に生かせば、安全で質の高い支援を提供することが可能になるでしょう。

フェイスシートの主な役割は、「スタッフ同士の情報共有を円滑にすること」と「過不足のないケアプラン作りをサポートすること」の2点です。

【1】スタッフ同士の情報共有を円滑にする
介護施設や事業所では、複数のスタッフが協力し合いながら利用者さんを支援します。スタッフ同士がスムーズに連携し、適切な支援を提供するには、フェイスシートの情報を確認することが不可欠です。

【2】過不足のないケアプラン作りをサポートすること
フェイスシートを作成するには、利用者さんやご家族から、生活情報や心身状態など情報をきちんと聞き取ることが必要です。フェイスシートに書かれた情報は、利用者さんに最適なサービスを提案するための手がかりでもあるため、過不足のないケアプランを作成する際の重要な資料として機能します。

また、しっかりしたフェイスシートを作成すれば、利用者さんやご家族が複数のスタッフから同じ質問を受けるような状況もなくなります。その点において、フェイスシートは介護サービスの利用者さんやご家族にとっても、メリットのある書類だといえるでしょう。

フェイスシートに決められた様式はなく、介護施設や事業所ごとのルールに従って記入することになります。下記は、多くの介護施設や事業所のフェイスシートで採用されている記入項目の一例です。

・氏名
・年齢
・住所
・連絡先
・家族構成
・生活歴
・職歴
・病歴（既往歴、現病歴、主治医）
・要介護認定の有無
・介護保険の負担割合
・相談したいこと・困っていること等（利用者さん自身の相談事や家族の希望など）

上記の他、利用者さんやご家族からの聞き取りを通じて収集した有益な情報や、特に気がついたことがあれば、フェイスシートに記入しておきましょう。例えば、本人の性格や心情、ライフスタイルなどに関する情報は、必要な介護サービスを提案したり、支援を提供したりする際の重要なヒントになります。

介護現場におけるアセスメントシートとは、ケアプランを作成するにあたってケアマネジャーが介護サービスの利用者さんについて情報を収集し、記入する書類です。なお、アセスメントシートにはフェイスシートよりも具体的な情報が記入されます。

アセスメントシートもフェイスシートと同様、決まった書式はありませんが、厚生労働省の「課題分析標準項目」を網羅する形で記入する必要があります。

（引用：厚生労働省「「介護サービス計画書の様式及び課題分析標準項目の提示に ついて」の一部改正等について」_引用日2022/05/06）

フェイスシートでは収集した情報をもとに事実だけを分かりやすく書きますが、アセスメントシートには介護サービスの利用者さんから収集したデータの他、ケアマネジャーの分析も記載します。

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介護施設や事業所規定のフォーマットに沿って空白を埋めていくだけでは、十分に機能するフェイスシートを作成できません。介護スタッフや医療スタッフ、介護サービスの利用者さんやご家族に役立つフェイスシートを作成するには、以下のポイントを意識しましょう。

フェイスシートの家族構成は、「ジェノグラム」で記載しましょう。ジェノグラムというのは、四角や丸などの図形を使用して、介護サービスの利用者さんの人間関係を分かりやすく表現した家系図のことです。下記は、家族構成図を記載する際の代表的なルールになります。

・男性は四角、女性は丸で表現する
・利用者さん本人には二重線の記号を採用する（男性：二重四角、女性：二重丸など）
・結婚関係にある図形同士は横線で結ぶ
・離婚している場合は結婚関係を示す横線の上に斜め二重線を引く
・同居中の家族は点線で囲む

（出典：厚生労働省「ジェノグラムの作り方」）

実際にジェノグラムを記載する際は、上記の他にもさまざまなルールが適用されます。ジェノグラムの記載ルールは地域によって異なるため、事前にしっかりと確認しましょう。

フェイスシートでは、支援にあたるスタッフ全員が容易に理解できるように、共通言語（どの職種の人でも分かる表現）を使うのが基本です。

介護サービスの利用者さんを支援する場合は、医療の専門知識を持たないスタッフも関わります。フェイスシートを作成する際は、医療系ケアマネジャーにしか分からないような略語や医療英語の使用を控えましょう。

フェイスシートに記入する文章の表現に関しても同様です。スタッフ全員が容易に理解できて、利用者さんの支援に活用できる書き方を意識しましょう。

また、一度作成したフェイスシートは、数年単位で保管されます。消えたり、書き換えられたりするリスクがある鉛筆やシャープペンの使用を避けて、ボールペンなどで記入しましょう。

フェイスシートの記入項目は、介護サービスの利用者さんを支援する上で欠かせない情報です。フェイスシートを作成する際は空欄を残さず、すべての記入項目を埋めてください。

フェイスシートの作成に必要な情報を漏れなく収集するには、事前に記入項目を確認し、質問内容を考えてから聞き取りする方法がおすすめです。利用者さん本人から十分な情報が得られない場合は、ご家族にも話を聞くなどして不足分を補いましょう。

支援を提供するなかで、フェイスシートの記入内容に変更が生じた場合は、最新情報への更新が必要です。たとえば、利用者さんの主治医や緊急連絡先が変更された場合は、すみやかに更新しましょう。提供する支援の内容が変更された際にもフェイスシートを見直し、常に正確な情報が記入された状態を維持してください。

自治体の運営指導を受ける際は、フェイスシートの管理・保管方法もチェックされます。フェイスシートの取り扱いを誤ると、運営指導の担当者から指摘を受ける可能性があるため、十分に注意しましょう。フェイスシートの管理・保管方法に関する主な注意点は以下の2つです。

【1】鍵付きのキャビネットなどに収納する
フェイスシートを作成するにあたっては、介護サービスの利用者さんやご家族の個人情報を取得することになります。フェイスシートに記載された個人情報を適切に保護するためにも、鍵付きのキャビネットなどに収納しましょう。

【2】介護サービス提供後も保管する
フェイスシートは介護サービス提供後も、2〜5年間程度保管する必要があります。自治体が指定する保管期間を確認し、ルールに沿ってきちんと管理しましょう。

フェイスシートとは介護施設や事業所のフォーマットに沿って、介護サービスの利用者さんの基本情報・詳細情報を記入する書類です。フェイスシートは、スタッフ同士の情報共有やケアプランの作成に欠かせない書類でもあるため、誰が読んでも分かる表現を使って、分かりやすく記入しましょう。

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※当記事は2022年5月時点の情報をもとに作成しています

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